نشر موقع مجلة “تايم” الأميركية مقالًا كتبه الرئيس التنفيذي لشركة “جوجل” إيريك شميت، كشف فيه عن عدد من القواعد الأساسية للتعامل الصحيح مع البريد الإلكتروني (الإيميل).

وقال “شميت”، بحسب ما نشره “سبوتنك”، إن هناك تسع قواعد يجب على المستخدمين الإحاطة بها لدى استعمال بريدهم الشخصي على جوجل:

1- التركيز على المهم

قال الروائي الراحل إلمور ليونارد في رده على رسائل عن نجاحه ككاتب: “إنني أشطب الأجزاء التي يمكن للناس تجاوزها”، ومعظم رسائلنا مليئة بما يمكن تجاوزه؛ لذا عليك أن تنتبه لرسالتك ومضمونها”.

2- رتب صندق الوارد من الأحدث إلى الأقدم.

3- لا تتباطأ في الردود

حاول الإسراع في الرد على بريدك الإلكتروني ولا تتحجج بالانشغال، ويمكن للردود أن تكون مقتضبة؛ مثل: “حسنا”، أو أن تكون أفضل عندما تكتب: “حسنًا سأعمل عليها”، وكلاهما أفضل من عدم الرد؛ حتى مع اعتبار أنك بالفعل تعمل على إنجاز المهمة المطلوبة.

4- تنظيف صندوق الوارد

عند قراءتك لرسالة فإن أمامك خيارات معدودة: اقرأها بشكل كافٍ لتدرك أنك لست بحاجة لإكمالها، أو اقرأها ورد عليها مباشرة، أو اقرأها وتعامل معها لاحقًا. وينصح “شميت” بالرد على الرسالة فور معرفة ما يمكن فعله حيالها دون تردد.

إذا فعلت ذلك، فإن أولوياتك ستصبح واضحة، وسيصبح التعامل أبسط مع صندوق الوارد.

5- لا تصيح في الردود

يستبدل البعض في ردوده الحروف ويضعها كبيرة أو متكررة للتعبير عن الغضب؛ فلا تفعل ذلك، وإذا أردت أن تصيح بوجه أحدهم افعل ذلك وجهًا لوجه.

6- التمرير

إذا وصلك بريد إلكتروني ووجدت به أمورًا مهمة يمكن لأشخاص أخرى الاستفادة منها فلا تتردد في تمريرها.

7- احذر النسخة العمياء

وينصح “شميت” بانتهاج سلوك شفاف وعدم استخدام خيار bcc “النسخ العمياء” لإخفاء المرسل إليهم، وعلى الشخص أن يرسل الرسالة مباشرة إلى الشخص المعنيّ، مع وضع الآخرين بشكل واضح دون إخفائهم أو عدم إرسال نسخة لهم على الإطلاق.

8- متابعة الطلبات

عندما تبعث برسالة إلى شخص ما تتطلب إجراء تريد متابعته ضع نفسك في قائمة المرسل إليهم، وميز الرسالة بعلامة “follow up“.

9- ساعد نفسك في البحث مستقبلًا عن رسالة مهمة

عندما تجد شيئًا تريد استرجاعه لاحقًا مرره إلى نفسك مع كلمات مفتاحية من محتوى الرسالة؛ من أجل سهولة البحث عنها.